U administraciji dokumenata smo često suočeni sa problemom dugotrajnog listanja po arhivi kako bi pronašli, primjerice, račun od dobavljača kako bi provjerili neki detalj na njemu.
Ovaj problem je naročito izražen u slučajevima kada imamo velik broj dokumenata ili tražimo podatke iz prethodnih godina što nam može značiti fizičko ustajanje i odlazak u arhivu kako bi pronašli dokument.
Kako bi se gore opisani poslovni proces izbjegao, uz svaki ulazni dokument, moguće je pridružiti PDF datoteku skeniranog originalnog dokumenta i na taj način čuvati dokumentaciju unutar same aplikacije i pregledavati prema potrebi.
U slučaju da želimo sada samo učitati datoteke, a u budućnosti planiramo ih dodati kao privitke novo kreiranim dokumentima tada možemo koristiti modul Datoteke.
Datoteke koje šaljete u CPP trebaju biti u PDF formatu kako bi se ispravno zaprimile u aplikaciji "Datoteke".
Svi tako zaprimljeni dokumenti automatski se potpisuju digitalnim potpisom izdanim od strane FINA-e i tvore digitalnu arhivu dokumenata.
Dokumente možete učitati u aplikaciju:
- Izravno s računala koristeći "drag and drop" metodu bilo gdje na stranicu. Novi dokumenti prikazivat će se na kartici "NOVO" sve dok se računovodstveno ne obrade, tj. ne pridruže nekom knjiženju unutar ostalih aplikacija CPP-a.
- Slanjem na posebnu e-mail adresu, generiranu samo za Vašu organizaciju. Ukoliko još nemate e-mail adresu na koju možete poslati dokumente, klikom na izbornik (tri točkice) i odabirom opcije "+ Kreiraj e-mail adresu" možete ju kreirati.
E-mail adresa bit će ispisana povrh tablice u plavom polju.
Svi korisnici koji trebaju dostaviti dokumente za knjiženje, mogu je koristiti da izravno sa svog e-maila šalju ili proslijeđuju dokumente bez prijave u CPP.
Skupna veličina svih dokumenata poslanih u jednom e-mailu ne bi trebala biti veća od 15MB kako bi se sve datoteka uspješno učitale. Ukoliko je potrebno poslati veći broj dokumenata, mogu se rasporediti na nekoliko e-mailova ili učitati direktno u aplikaciju "drag and drop" metodom.
Sve zaprimljene dokumente, svi korisnici koji imaju pristup poduzeću (uključujući računovodstveni ured i računovodstvenu službu unutar poduzeća) vide na jednom mjestu i mogu krenuti sa obradom istih, što olakšava komunikaciju između krajnjih korisnika i računovodstva.
Kartica Arhiva
Povezane datoteke možemo vidjeti na kartici Arhiva.
Za svaku datoteku unutar arhive imamo slijedeće opcije:
- Ispis
- Otvaranje - za brzi pregled
- Preuzimanje
- Otvori dokument - otvoriti će nam povezani dokument
- Ukloni vezu - brisanje veze sa dokumentom
- Izmijeni naziv
- Izbriši
Kartica Izbrisano
Izbrisani dokumenti se stavljaju na posebnu lokaciju unutar kartice Izbrisano kako bi osigurali da ne bi trajno slučajno obrisali datoteku.
Ukoliko smo sigurni da stvarno više ne želite datoteku obrišite ju unutar kartice izbrisano.
Ukoliko ste pogriješili pa želite povratiti datoteku odabirom opcije Poništi brisanje.