Životni ciklus izlaznog dokumenta čine:
- Kreiranje dokumenta
- Zaključivanje dokumenta
- Knjiženje dokumenta
1. Kreiranje izlaznog dokumenta
Postupak kreiranja izlaznog dokumenta opisan je u članku Kreiranje izlaznog računa.
Kreirani dokument moguće je zaključiti ili ostaviti nezaključenim radi kasnijih izmjena.
2. Zaključivanje dokumenta
Dokument se zaključuje pritiskom na ikonu zaključivanja dokumenta. Zaključeni dokumenti vidljivi su u menadžerskim izvještajima. Više o postupku zaključivanja dokumenta možete pročitati u člancima Kreiranje izlaznog računa i Pregled izlaznih dokumenata.
Zaključeni dokument nije moguće mijenjati. Dokument je moguće otključati ukoliko korisnik ima dodijeljena potrebna ovlaštenja. Ovakva ovlaštenja obično imaju djelatnici računovodstvenih ureda.
Zaključeni dokument više nije moguće otključati ukoliko je:
- Izdan fiskalizacijom
- Proknjižen
- Ušao u obračun PDV-a (dokument ne mora biti proknjižen da bi ušao u obračun)
3. Knjiženje dokumenata
Posljednji korak u životnom ciklusu dokumenta je knjiženje dokumenta. Knjiženje dokumenta opisano je u članku Knjiženje dokumenata. Imajte na umu da je, zbog računa koji ulaze u određenu temeljnicu, prilikom knjiženja potrebno odrediti odgovarajuće vremensko razdoblje upisom relevantnog datuma temeljnice. Proknjiženi dokumenti vidljivi su u svim računovodstvenim izvještajima (bilanca, kartice konta, kartice partnera, otvorene stavke). Proknjižene dokumente moguće je povezivati zatvaranjem otvorenih stavaka.
Brisanje dokumenta
Brisanje dokumenata u CPP-u omogućeno je jedino za nezaključene dokumente. Nije moguće brisati dokumente koji su:
- Zaključeni
- Izdani fiskalizacijom
- Proknjiženi
- Ušli u obračun PDV-a