Ukoliko su sheme knjiženja i ispravno postavljene, knjiženje primljenog predujma, storno predujma i prihod, bit će automatski proknjiženi.
Nakon izvršenja usluge ili isporuke proizvoda, ne izrađuje se storno predujma već se iz računa za predujam automatski izrađuje konačan račun.
Postupak izrade i obrade računa za predujam sastoji se od dva koraka:
- Izrada računa za primljeni predujam
- Izrada konačnog računa
Prethodno izdavanju računa za predujam potrebno je otvoriti grupu usluga "Primljeni predujmovi" i pridružiti joj odgovarajući konto da se ne knjiži na prihode već na predujmove. U grupu dodati jednu ili više usluga za primljene predujmove.
1. Izrada računa za primljeni predujam
Ukoliko je zaprimljen određeni iznos kao predujam, potrebno je izdati račun za primljeni predujam i kao uslugu odabrati (ranije definiranu) uslugu za primljeni predujam, a ne konkretnu uslugu koja će se kasnije izvršiti. Takav račun je vidljiv u knjizi IRA.
2. Izrada konačnog računa
Konačni račun izrađuje se prema uputi "Račun za predujam", koja je napisana za krajnje korisnike.
Konačni račun je vidljiv u knjizi IRA, te može povećati, smanjiti ili ostaviti jednaku obvezu PDV-a u odnosu na primljeni predujam ovisno o konačnom iznosu izvršene usluge. Time u knjizi IRA na kraju imamo 2 računa (primljeni predujam i konačni račun) u odnosu na period prije 1.7.2013. kada smo imali 3 računa (primljeni predujam, storno predujma i konačni račun). U knjigu IRA sa konačnog računa upisuje se iznos rekapitulacije (razlika predujma i iznosa konačnog računa).
U glavnoj knjizi se, izdavanjem računa za primljeni predujam, pojavljuje iznos na kontu primljenih predujmova. Ukoliko pri fakturiranju konačnog računa koristimo opciju "izrade konačnog računa iz računa za predujam", iznos na kontu primljenih predujmova nakon toga automatski se poništava.
U slučaju da je iznos predujma bio veći od konačnog računa razliku možemo uplatiti kupcu na račun ili izdati novi račun za predujam.