Zatvaranje otvorenih stavaka ili računovodstveno povezivanje, vrši se ukoliko nije moguće vezati izvod za račun u sustavu BANKA. Izvodi moraju biti proknjiženi kako bi se moglo računovodstveno povezati.
Kako biste otvorili formu za knjiženje dokumenata, odaberite Računovodstvo -> Financijsko poslovanje -> Zatvaranje otvorenih stavaka.
Otvara se forma prikaz otvorenih stavaka. Potrebno je konto po kojem će se ispisati otvorene stavke i pritisnuti gumb "Dohvat".
Pregled stavaka
Nakon odabira konta (u ovom slučaju 120000 - Kupci u tuzemstvu) pobrojane su otvorene stavke. Potrebno je obratiti pozornost na stavke koje imaju iznos različit od nule, i na strani Duguje i na strani Potražuje.
Povezivanje stavaka
Pritiskom na ime partnera otvara se forma za povezivanje stavaka.
Moguće je odabrati stavke s lijeve i desne strane. Stavke se odabiru na način da ih se označi kvačicom. Sivi kvadrat u lijevom gornjem kutu prikazuje ukupan iznos odabranih stavki s lijeve strane. Sivi kvadrat do njega prikazuje ukupan iznos odabranih stavki s desne strane. U zelenom kvadratu naznačena je razlika označenih stavaka.
Stavke je moguće povezati pritiskom na gumb Poveži, ukoliko je razlika u zelenom kvadratu 0. U suprotnom se povezivanje vrši djelomično, pritiskom na gumb Poveži djelomično.
Posebno obratite pažnju da kod djelomičnog povezivanja birate jednu po jednu stavku. Sustav odobrava i povezivanje sve odjednom, no može se pojaviti problem ukoliko su uplate (ili isplate) išle u različitim razdobljima. Problem se javlja kod obračuna PDV-a za R-2 račune.
Ispravno povezivanje
Ispravno povezivanje može se vršiti na nekoliko načina:
- Povezivanje 1 na 1 - potpuno povezivanje gdje uplata odgovara iznosu stavke
- Zatvaranje više stavki jednom uplatom - potpuno povezivanje gdje jednom uplatom zatvaramo više stavki
- Djelomično povezivanje većom uplatom - djelomično povezivanje uplatom koja je veća od iznosa stavke. U tom slučaju, nakon povezivanja uplata ostaje djelomično otvorena, te je moguće njome zatvarati neke druge stavke
- Djelomično povezivanje manjom uplatom - djelomično povezivanje uplatom koja je manja od iznosa stavke. U tom slučaju, nakon povezivanja stavka ostaje djelomično otvorena, te ju je moguće potpuno zatvoriti nekom drugom uplatom
ZATVARANJE VIŠE STAVKI JEDNOM UPLATOM
Uplata u iznosu od 2767,50 odgovara iznosu koji čine tri stavke od 922,5. Na taj način su i uplate i stavke potpuno povezane.
DJELOMIČNO POVEZIVANJE VEĆOM UPLATOM
Uplata u iznosu 1845,00 zatvara stavku od 922,50, te ostaje djelomično nepovezana. S tom uplatom je moguće kasnije zatvaranje novih stavki.
DJELOMIČNO POVEZIVANJE MANJOM UPLATOM
Vrši se kada je uplata manja od stavke računa. U tom slučaju stavka ostaje djelomično nepovezana, te je kasnije moguće novom uplatom u potpunosti povezati stavku.
Neispravno povezivanje
U ovom dijelu prikazani su primjeri neispravnog povezivanja. Obratite pažnju kako bi sve stavke pravilo povezivali, da se ne bi kasnije javili problemi kod obračuna.
Neispravno djelomično povezivanje nastane u trenutku kada s jednom uplatom zatvaramo više stavaka, i neka od stavaka mora ostati otvorena. U tom slučaju nije moguće odrediti koja će stavka ostati otvorena. Primjer na slici ispod pokazuje zatvarane tri stavke jednom uplatom, a da pri tome ostaje razlika od 15,00 kn. U tome slučaju povezivanje je neispravno, jer nije definirano koja od tri označene stavke ostaje djelomično definirana.
Drugi primjer neispravnog zatvaranja stavki odnosi se na situaciju kada imamo dvije uplate koje, po iznosu, odgovaraju jednom računu. Na slici ispod vidimo takav primjer. U tom slučaju neispravno je označiti obadvije uplate, te povezati odjednom. Pravilo je povezati djelomično svaku uplatu posebno i na taj način zatvoriti stavku, pošto je moguće da uplate nisu išle u istim obračunskim razdobljima i moguće je da se jave problemi kod obračuna.
