U administraciji dokumenata smo često suočeni sa problemom dugotrajnog listanja po arhivi kako bi pronašli, primjerice, scan računa od dobavljača kako bi provjerili neki detalj na njemu.
Ovaj problem je naročito izražen u slučajevima kada imamo velik broj dokumenata ili tražimo podatke iz prethodnih godina što nam može značiti fizičko ustajanje i odlazak u arhivu kako bi pronašli dokument.
Kako bi se gore opisani poslovni proces izbjegao, uz svaki ulazni dokument, moguće je pridružiti PDF datoteku skeniranog originalnog dokumenta i na taj način čuvati dokumentaciju unutar same aplikacije i pregledavati prema potrebi.
U slučaju da želimo sada samo učitati datoteke, a u budućnosti planiramo ih dodati kao privitke novo kreiranim dokumentima tada možemo koristiti modul Datoteke.
Unutar modula datoteke imamo dva načina dodavanja novih datoteka.
Ručno učitavanje datoteka
Kako bi se pridružila PDF datoteka originalnog dokumenta, dovoljno je dokument povući bilo gdje na stranicu forme za unos ulaznog dokumenta na način da držite lijevu tipku i pustite na stranicu.
Sve pridružene datoteke biti će popisane ispod "Drag and drop" polja sa informacijom o veličini datoteke i opcijskim izbornikom.
Kod novog dokumenta imamo slijedeće opcije:
- Ispis dokumenta
- Otvaranje datoteke - otvoriti će nam se u novoj kartici preglednika
- Preuzimanje datoteke
- Izmjena naziva
- Brisanje
Svi pridruženi PDF-ovi se automatski potpisuju digitalnim potpisom osobe koja je pridružila PDF i digitalnim certifikatom organizacije kojoj osoba pripada.
Automatsko učitavanje primanjem na mail adresu
Druga opcija koja nam se nudi da datoteke mailom pošaljemo na adresu koja nam je navedena kao E-mail adresa za nove datoteke.
Novo učitane datoteke koje nisu povezane s nekim od dokumenata će nam stajati unutar kartice Novo.
Pridruživanje datoteka dokumentima
Ukoliko želimo određenu datoteku pridružiti dokumentu, odabirom opcije otvori će nam se datoteka otvoriti u novoj kartici našeg internetskog preglednika.
Kako bi ju pridružili dokumentu ostavimo upaljenu tu karticu i odemo u željeni dokument.
Na dnu dokumenta će nam se pojaviti datoteka sa svojim opcijama. Odabirom Pridruži ćemo povezati dokument sa datotekom.
Kartica Arhiva
Povezane datoteke možemo vidjeti na kartici Arhiva.
Za svaku datoteku unutar arhive imamo slijedeće opcije:
- Ispis
- Otvaranje - za brzi pregled
- Preuzimanje
- Otvori dokument - otvoriti će nam povezani dokument
- Ukloni vezu - brisanje veze sa dokumentom
- Izmijeni naziv
- Izbriši
Kartica Izbrisano
Izbrisani dokumenti se stavljaju na posebnu lokaciju unutar kartice Izbrisano kako bi osigurali da ne bi trajno slučajno obrisali datoteku.
Ukoliko smo sigurni da stvarno više ne želite datoteku obrišite ju unutar kartice izbrisano.
Ukoliko ste pogriješili pa želite povratiti datoteku odabirom opcije Poništi brisanje.