Ukoliko se bavimo uslužnom djelatnošću održavanja CPP Robno je predvidjelo jednostavan mehanizam kreiranja jedinstvenih dokumenata potrebnih za izvršenje usluge održavanja.
Unutar njega možemo pratiti sav utrošeni materijal kao i potreban rad za završetak jednog poslovnog procesa.
Aplikacija Nalozi za održavanje omogućava izradu Naloga za održavanje kojima se izdaje materijal i usluge sa skladišta i prati izvršenje rada.
Iz kreiranog naloga za održavanje možemo:
- Kreirati izlazni račun
- Izraditi izdatnicu
U aplikaciji Nalozi za održavanje pritiskom na "+" u donjem desnom uglu tablice ili tipkom F8 otvara se forma za izradu novog naloga za održavanje.
Forma sadrži sljedeća polja:
- Polja podataka o partneru - Putem polja partner pretražuju se partneri prema nazivu ili OIB-u, te se isti odabire sa popisa ukoliko se nalazi u bazi. Odabirom iz baze se popunjavaju polja ostalih osnovnih podataka. Nakon odabira partnera iz kataloga moguće je izmijeniti podatke o partneru. Izmjena će vrijediti samo za dokument na kojem je napravljena.
- Datum - datum naloga
- Status naloga - Faza naloga za održavanje. Može biti:
- Novo
- U tijeku
- Na čekanju
- Završeno
- Preuzeto
- Zatvoreno
- Valuta - Naloge je moguće evidentirati u različitim valutama u kojima se zaprima, te se iznos automatski ažurira prema srednjem tečaju HNB-a na datum dokumenta.
- Skladište - Ukoliko poduzeće ima više različitih organizacijskih skladišta, moguće je odabrati za koje se veže nalog.
- Datumi početka, završetka i dostave - Omogućuje odabir datuma početka, završetka i dostave.
- Jamstvo - Postoji li aktivno jamstvo.
- Objekt - Predmet na koji se odnosi nalog.
Kada su popunjena sva potrebna polja pritiskom na gumb IZRADI (F9), kreira se dokument te je moguće uređivati stavke. Ukoliko za proizvod postoji definiran normativ, izradom naloga dodat će se stavke normativa na nalog za održavanje.
Stavka naloga za održavanje može biti određeni proizvod (materijal) ili usluga.
Detalji sadrže sljedeće podatke:
- Opis - Kratki opis problema
- Zaprimljena oprema - Popis dodatne opreme
- Radne aktivnosti - Opis aktivnosti
- Stavke - Sadrži stupce:
- Šifra
- Stavka (naziv stavke)
- Jedinica (jedinična mjera)
- Količina
- Jedinična cijena (cijena se povlači iz cjenika te je omogućena izmjena cijene)
- Popust (moguće je unijeti popust za svaku stavku)
- PDV (PDV je definiran u kategoriji stavke, a moguće je odabrati oslobođenje za svaku stavku)
- Iznos bez PDV-a (iznos bez PDV-a koji se računa iz osnovice s obzirom na popust).
- Ukupni iznosi - Sadrži naziv, osnovicu i PDV, a prikazuje ukupne iznose naloga koji ste evidentirali.
Važno je ovdje napomenuti kako u nalozima za održavanje imamo dva okvira za dodavanje stavki.
Prvi okvir se koristi za utrošak materijala i usluga primljenih od dobavljača dok se drugi okvir koristi za dodavanje usluga koje samostalno vršimo i čine troškovnik naših usluga.
Dodavanje vlastitih usluga u nalog za održavanje
Pri dnu dokumenta imamo okvir za dodavanje vlastitih usluga (zadataka) koji sadrži slijedeće podatke:
- Šifru usluge
- Naziv usluge
- Jedinicu mjere
- Norma - predviđena količina usluge
- Količina - stvarno utrošena količina
- Dospijeće - planirani rok završetka
- Izvršavanje - stvarni rok dovršetka
Nakon odabira stavke pritiskom na "+ STAVKA" ista se dodaje kao stavka na dokument. Stavke je moguće ukloniti sa dokumenta pritiskom na ikonu za brisanje. Izmjene je potrebno spremiti pritiskom na gumb Spremi (F9).
Izrađeni nalog potrebno je zaključiti odabirom opcije Zaključi (F2) kako bi dobio svoj broj. Zaključivanjem naloga sa skladišta materijala se razdužuju stavke naloga u definiranim količinama.